Preservar una fuente y examinar su contenido son decisiones distintas. Antes de acceder a cuentas o dispositivos hay que delimitar titularidad, autorizaciones, finalidad, políticas y proporcionalidad.
Primero, la pregunta que se quiere probar
No es lo mismo acreditar que una cuenta exportó datos, que identificar a la persona que actuó, conocer el contenido del archivo o demostrar su utilización en una oferta. Un informe técnico debe distinguir esas cuestiones y explicar qué fuentes permiten responder a cada una.
Buscar «todo lo que haya» puede recoger datos innecesarios y producir resultados difíciles de interpretar. La estrategia comienza delimitando un evento, una fecha, una información o una operación concreta. También debe registrar qué fuentes faltan y qué explicaciones alternativas son compatibles con los datos.
Registros del CRM y otros sistemas corporativos
Pueden resultar útiles los registros de acceso, exportación, permisos y cambios, así como copias de seguridad y documentación de la configuración. Para entenderlos importa el sistema que los produjo, la zona horaria, el periodo de conservación y si una cuenta podía ser utilizada por varias personas.
Una coincidencia de usuario o dirección IP no resuelve automáticamente la autoría personal. Tampoco una descarga demuestra qué ocurrió después con el archivo. La integridad y la trazabilidad ayudan a explicar la evidencia, pero no sustituyen la interpretación de su alcance.
Correo y dispositivos de trabajo
El artículo 87 de la Ley Orgánica 3/2018 (fuente externa, nueva pestaña) reconoce la intimidad en el uso de dispositivos digitales puestos a disposición por el empleador y regula su acceso. Deben examinarse finalidad, criterios de utilización, información a la persona trabajadora y garantías específicas si se admitió uso privado.
Ser propietario del ordenador no equivale a tener permiso ilimitado para revisar cualquier comunicación. Una política interna tampoco elimina la necesidad de valorar la proporcionalidad de la actuación concreta. La ausencia de una política o su aplicación contradictoria pueden cambiar el análisis.
No deben utilizarse credenciales ajenas, suplantaciones o accesos no autorizados a cuentas personales o sistemas de terceros. Esta guía orienta sobre el marco de investigación; no es un protocolo técnico para intervenir dispositivos.
Conservar originales y explicar el proceso
Conviene diferenciar las fuentes preservadas de las copias de trabajo y documentar quién intervino, cuándo y con qué finalidad. Si una manipulación puede alterar metadatos o comprometer información relevante, debe valorarse una preservación técnica adecuada antes de operar sobre el soporte.
Los controles de integridad y la documentación de custodia permiten explicar si una copia se corresponde con lo conservado. No convierten por sí solos un acceso ilícito en lícito ni acreditan la verdad de todas las afirmaciones contenidas en el archivo. Una prueba útil debe poder ser comprendida y, cuando corresponda, contradicha.
Pericial informática, acta notarial y capturas
| Medio | Utilidad y límite |
|---|---|
| Pericial informática | Explica registros, metadatos e hipótesis técnicas. Su valor depende de fuentes, método, alcance y limitaciones. |
| Acta notarial | Puede fijar lo observado en una fecha. No acredita por sí sola autoría, origen o utilización de un archivo. |
| Captura de pantalla | Permite mostrar un contenido visible, pero puede necesitar contexto y otras fuentes sobre integridad, fecha y procedencia. |
La elección no se hace por prestigio del nombre del medio. Puede ser necesario combinar varias fuentes: un mensaje, un registro de exportación y una versión de oferta responden a preguntas diferentes. El régimen de prueba de la Ley de Enjuiciamiento Civil (fuente externa, nueva pestaña) exige atender a la pertinencia y a las garantías del proceso.
Ofertas, comunicaciones y testimonios de clientes
Una oferta aportada por un cliente puede permitir comparar condiciones o datos singulares. No prueba por sí sola que procedan de un archivo interno: pueden existir fuentes públicas, información facilitada legítimamente por el propio cliente o condiciones habituales de mercado.
Los testimonios deben referirse a hechos: quién contactó, cuándo, qué dijo, qué documento se recibió y qué motivó la decisión. No conviene presionar para obtener un relato ni solicitar documentación ajena innecesaria. También deben respetarse confidencialidad y protección de datos.
Cuando la fuente está fuera de tu control
La Ley de Secretos Empresariales contempla diligencias de comprobación, acceso a fuentes y aseguramiento de prueba, con requisitos y garantías. No autoriza una investigación indiscriminada de toda la actividad del competidor. La solicitud debe justificar su objeto, necesidad y proporcionalidad. Arts. 15 y 17 a 19 (fuente externa, nueva pestaña).
La preservación de prueba y una cautelar dirigida a impedir una conducta tienen finalidades distintas, aunque deban coordinarse. También puede ser necesario proteger la confidencialidad dentro del propio procedimiento para no divulgar aquello cuya reserva se pretende defender.
Un registro de exportación no responde a todo
Preguntas frecuentes
¿Puedo revisar el correo porque la cuenta es de la empresa?
La titularidad no basta. Deben revisarse finalidad, políticas, información, uso privado permitido y proporcionalidad.
¿Una captura sirve como prueba?
Puede ser relevante, pero su suficiencia depende de lo discutido y de las demás fuentes. No resuelve siempre autoría, fecha e integridad.
¿Es imprescindible un perito informático?
No en cualquier conflicto. Resulta especialmente útil cuando hay cuestiones técnicas relevantes que necesitan explicación y pueden ser controvertidas.
¿Debo copiar todo el ordenador del exempleado?
No existe una instrucción general válida. La actuación requiere valoración jurídica y técnica, delimitación del objeto y respeto a derechos y datos personales.
Normas y fuentes de consulta
Esta guía distingue los requisitos legales de los ejemplos hipotéticos. Los enlaces permiten consultar la normativa; su aplicación exige revisar los hechos y la redacción correspondiente.